Logiciel CRM

6 conseils pour mettre en œuvre une solution CRM efficace pour les conseillers

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 26 septembre 2018

Changer pour une pratique d’affaires sans papier peut faire gagner beaucoup de temps, réduire les maux de tête liés au respect de la conformité et aux tâches administratives, et augmenter la productivité. Un bon système CRM destiné aux conseillers est la pierre angulaire qui permet de faire la transition efficace entre un tas de paperasse et un avenir propre et numérique. Dans un article de blogue antérieur, nous avons expliqué comment choisir le bon système CRM et opter pour un processus efficace permettant de s’y mettre. 

Dans cet article, nous nous intéresserons à certaines façons dont les meilleurs conseillers utilisent leurs solutions CRM pour améliorer leurs activités. Continuez votre lecture pour découvrir six façons de tirer le maximum de votre système CRM (et d’ainsi optimiser votre pratique).

Commencer par établir des objectifs clairs pour votre système CRM

Pour tirer le maximum de votre système CRM, il est important de déterminer vos besoins commerciaux les plus pressants, puis de vous en servir pour répondre à ceux-ci. Certains conseillers, par exemple, veulent augmenter leurs revenus, alors que pour d’autres, le succès repose sur le gain de temps. Un système CRM destiné aux conseillers peut vous aider, quel que soit votre principal moteur. 

Par exemple, si vous voulez pouvoir passer plus de temps avec vos clients, vous pouvez utiliser votre système CRM pour cibler les étapes de vos processus de marketing, de vente et de service, puis pour automatiser autant de tâches que possible (tout en déléguant le reste). Vous pouvez également utiliser les nombreuses puissantes fonctions des systèmes CRM (p. ex., modèles de courriels et de documents) pour réduire l’effort et éliminer les activités en double (p. ex., rédiger un courriel d’invitation à une réunion annuelle à toutes les fois).

Maîtriser le logiciel

Une fois que vous avez clairement déterminé les objectifs de votre système CRM, vous devez apprendre à le maîtriser. Mieux vous le connaîtrez, plus vous économiserez temps et effort, plus vous serez en mesure d’utiliser la puissance des outils de productivité de votre système CRM et plus l’expérience de vos clients s’en trouvera améliorée. 

Pour tirer pleinement parti de votre système CRM, prenez le temps de découvrir toutes les ressources qu’offre votre fournisseur. Vous serez souvent amené à assister à des webinaires, à visionner des vidéos et des didacticiels, et à lire des articles. Toutes ces ressources sont destinées à vous apprendre à utiliser les fonctions de votre système CRM.
Lorsque c’est possible, cherchez également des occasions de formation que votre fournisseur n’offre pas. Renseignez-vous auprès de grossistes et d’autres conseillers pour découvrir comment ils utilisent leur système CRM. Assistez à des conférences et à des séminaires pour obtenir des renseignements sur les pratiques exemplaires liées aux systèmes CRM qui pourraient influer sur vos activités. En prenant le temps qu’il faut pour devenir un expert, vous triplerez les avantages que vous procurent votre CRM.

Établir les comptes de votre personnel (et lui déléguer des activités)

Optimisation et levier sont les deux grandes approches qui font croître vos activités. L’optimisation est un processus qui consiste à évaluer les flux de travail de votre cabinet tout en essayant de les simplifier pour qu’ils deviennent plus efficaces. L’effet de levier consiste à utiliser du temps et les talents des autres ainsi que des outils technologiques pour considérablement accroître votre efficacité. Autrement dit, il s’agit de déléguer des tâches au personnel et au logiciel de façon à pouvoir exceller. 

Les systèmes CRM sont de formidables outils qui vous permettent d’optimiser la force d’un levier et d’en tirer parti. Les systèmes CRM destinés aux conseillers vous permettent d’établir des comptes pour vos associés de sorte que vous, votre personnel et l’associé ou l’assistant puissiez collaborer. Une fois que votre personnel aura eu accès à votre système CRM, vous devez lui affecter des tâches et surveiller ses progrès (ce qui simplifie la délégation et la gestion). De cette façon, vous pouvez surveiller l’activité de votre associé et de vos assistants et déterminer la mesure dans laquelle ils profitent des occasions de vente par rapport à leurs objectifs. Vous pourrez ainsi mieux leur offrir mentorat ou assistance, le cas échéant.

Développer un processus d’examen des clients simplifié et efficace

Une fois votre système CRM en service, vous pouvez l’utiliser pour établir le processus d’examen avec chacun de vos clients. Au sein de votre système CRM, vous pouvez définir un examen pour chaque client sous forme d’occasion de vente afin de pouvoir faire le suivi de vos progrès tout au long du processus. Votre système CRM vous permettra également de facilement extraire les données des clients d’un seul et même emplacement centralisé, d’utiliser les modèles de courriel pour communiquer avec eux et d’expliquer le processus que vous allez suivre, voire de faire un ABF numérique si votre système CRM prend ce type d’intégration en charge. Un bon système CRM destiné aux conseillers vous permet de prendre des notes au cours d’une réunion, de les joindre au dossier CRM du client et de programmer des tâches de suivi pour vous et votre personnel.

Utiliser le système CRM pour améliorer la qualité du service

Un système CRM destiné aux conseillers héberge les données de vos clients et enregistre toutes les interactions qui se sont produites avec eux. Cela veut dire que, lorsqu’un client vous appelle, vous ou quelqu’un d’autre à l’interne pouvez accéder immédiatement aux renseignements qu’il faut pour lui répondre. Les systèmes CRM connaissent tout ce qu’il y a à savoir sur un client et ce, toujours aux bons moments. Vous n’aurez plus à patauger dans des dossiers et de la paperasse ou à chercher des documents numériques pour vous mettre à jour. Ce lien qui s’établit immédiatement avec le client crée un sentiment d’immédiateté et renforce la confiance. Il vous présente non seulement comme quelqu’un de professionnel, mais également comme un conseiller qui connaît le client et ses préoccupations. Au lieu de consacrer temps et effort à chercher des renseignements, vous pouvez alors mettre l’accent sur le client et ses besoins.

Ne pas devenir un goulot d’étranglement pour votre cabinet

Quand bon nombre de conseillers se lancent en affaires, la gestion de leurs relations leur semble simple, puisqu’ils ne traitent qu’avec quelques dizaines de personnes. Il n’est pas difficile de se rappeler où on en est dans le processus de marketing avec chacun d’eux ou quand était la dernière fois qu’on a procédé à un examen annuel avec l’un ou l’autre. 

Toutefois, quand la clientèle se développe, la gestion individuelle des relations avec les clients s’avère plus difficile. On devient victime de son propre succès. Pour accroître ses activités, on doit se décharger de la gestion d’un nombre croissant de relations. C’est là qu’une solution CRM devient indispensable. Elle fera le suivi de toutes vos activités, elle vous indiquera où vous en êtes avec chaque client et ce que vous devez faire dans l’immédiat pour vous rapprocher de vos objectifs.
Un bon système CRM destiné aux conseillers ne réduit pas seulement le stress, mais il améliore également l’expérience des clients car il vous permet de répertorier l’information de vos clients sans avoir à vous fier que sur votre mémoire. Cela signifie que vos revenus ne sont plus limités à votre capacité à vous rappeller de tous les détails de vos clients.

Conclusion

La fonction première de tous les bons systèmes CRM est de vous soulager du fardeau de devoir vous rappeler, de classer, de trouver et de respecter des règles de conformité. Ils automatisent plutôt les tâches routinières, vous permettant ainsi d’exceller dans votre pratique. Leurs puissantes fonctions vous permettent de garantir une formidable expérience pour vos clients et vous redonnent du temps que vous pouvez investir dans des tâches plus lucratives pour votre pratique.

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