Gestion de la pratique

Éliminer le stress du processus de conformité

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 14 février 2018

À mesure que le paysage réglementaire évolue, les conseillers subissent de plus en plus de pression pour respecter les normes de conformité. Toutefois, la conservation et la tenue des dossiers des clients ne sont pas des activités qui enchantent la plupart des conseillers. 

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une façon d’aborder la conformité qui vous donne plus de tranquillité d’esprit et qui réduit les efforts nécessaires. Voici comment les conseillers avec lesquels nous travaillons créent des expériences exceptionnelles pour les clients, tout en s’assurant de la conformité en tout temps.

Définir votre processus de conformité

Il est essentiel de créer un processus cohérent et reproductible décrivant la façon dont votre personnel et vous traiterez les activités de conformité requises. Plusieurs conseillers et membres du personnel administratif qui travaillent avec des conseillers débutants demandent à leurs employés d’être fortement impliqués dans la création du processus de conformité. Les employés sont ainsi plus convaincus, et cela augmente les chances que le processus sera suivi et qu’aucune étape ne sera ignorée.

Afin de définir le processus qui vous convient, examinez chacun des secteurs de conformité (sécurité, dossiers de clients, conservation des dossiers, etc.) et faites une liste de toutes les activités qui doivent être effectuées pour que vous puissiez entièrement vous y conformer. Définissez comment chaque étape sera accomplie. 

Dans le passé, plusieurs des étapes du processus étaient effectuées sur une base ponctuelle. Celles-ci étaient sur papier et nécessitaient beaucoup de main-d’œuvre. Cela aurait été un vrai casse-tête d’essayer de trier les papiers et les dossiers des clients pour s’assurer de la conformité.

Heureusement, il existe maintenant une meilleure façon, soit une façon de transformer le processus que vous aviez défini en une machine à conformité largement automatisée, efficace et sans stress.

Utiliser la technologie appropriée

Pour transformer votre processus afin de le faire passer d’une chaîne d’étapes manuelles sur papier à un processus de flux de travail simplifié automatisé, vous devez vous tourner vers la technologie. Le système CRM et le logiciel d’analyse financière appropriés vous permettront d’automatiser chaque étape dans votre processus de conformité, de supprimer la nécessité de faire participer le personnel et de réduire le risque d’erreur humaine. Une bonne solution technologique pour votre défi de conformité doit inclure :

  • Un système CRM précisément conçu pour les services financiers et les conseillers d’assurance
  • Un outil d’analyse des besoins financiers (ABF) qui est entièrement conforme et qui montre la vente fondée sur les besoins
  • L’intégration du système CRM et des outils d’analyse financière
  • Des caractéristiques de sécurité (sécurité des données égale à celle des banques, sécurité des communications)
  • Des enregistrements vocaux qui peuvent être liés aux dossiers des clients
  • Des filtres pour trier les clients par entente de service, afin que les niveaux de services appropriés puissent être offerts

Rassembler les processus et la technologie

Une fois que vous avez votre processus et votre technologie en place, vous êtes prêt à les combiner pour créer votre solution de conformité sans intervention. Voici un bon exemple de la façon dont un bon logiciel CRM et un bon processus peuvent être appliqués dans un secteur clé de votre cabinet : les réunions avec les clients. 

Prenez l’exemple d’un conseiller qui a une réunion d’examen prévue avec un client.

Conformité et préparation efficace

Avant la réunion, le système CRM demande à l’assistant du conseiller la date et l’heure de la réunion, ainsi que tout autre renseignement pertinent. L’assistant peut envoyer l’ordre du jour modèle qui avait été créé dans la fonction de modèle du système CRM au client avant la réunion, en utilisant la fonction de courriel sécurisé. En un clic, l’assistant peut afficher un état de compte consolidé indiquant les renseignements d’assurance et de placement et, le cas échéant, envoyer au client l’outil d’analyse des besoins financiers, afin que le client puisse y saisir ses renseignements avant la réunion ou passer en revue et corriger les données existantes. 

Une fois que le client a rempli et mis à jour ses renseignements, l’analyse des besoins est retournée au conseiller avant la réunion d’examen. Le conseiller peut ensuite générer des rapports de recommandations qui suggèrent les solutions appropriées pour le client. Un bon outil d’analyse générera également le matériel de présentation professionnel que le conseiller utilisera pendant la réunion. Puisque l’outil d’ABF est intégré au système CRM, toutes les données à jour du client sont automatiquement jointes à son dossier. 

Cela signifie que la conformité est respectée : le conseiller a un historique d’utilisation de l’approche fondée sur les besoins, la sécurité et la confidentialité sont préservées en utilisant la fonction de courriel dont la sécurité est égale à celle d’une banque, et tous les documents pertinents sont conservés au bon endroit. Il n’existe aucun risque d’erreur de la saisie de données ni de perte de dossiers. 

L’intégralité du processus ne dure que quelques minutes, et le conseiller et son assistant ont peu d’efforts à faire. Encore mieux, le conseiller arrive bien préparé à la réunion, et la réunion elle-même se déroule sans heurt, grâce à l’ordre du jour et la présentation. Il y a de fortes chances que le client ait une expérience formidable, puisque le tout est adapté aux besoins qu’il a décrits lui-même.

Suivi postérieur à la réunion

Après la réunion, la première chose à faire par le conseiller est de prendre son téléphone et d’enregistrer, en utilisant une fonctionnalité dans le système CRM, une note vocale qui résume ce qui s’est passé pendant la réunion et qui indique les activités de suivi qui doivent avoir lieu (comme faire un appel, organiser une autre réunion ou envoyer des fichiers, etc.). En une seconde, le conseiller peut envoyer une note vocale à son assistant qui saisit les mesures à prendre à l’avenir et les configure dans le système CRM. Le fichier audio est joint aux coordonnées du client, afin qu’il y ait un enregistrement concernant la réunion, ainsi que les mesures à suivre. Une fois de plus, tout est entièrement conforme, facile pour le conseiller et son assistant et adapté à la création d’une expérience formidable pour le client.

En résumé

Afin d’éliminer le stress du processus d’assurance de la conformité pour votre cabinet, créez d’abord un processus pour vous assurer que tout est couvert. Puis, automatisez le tout grâce au bon processus. Le processus vous permettra d’assurer de prendre toutes les mesures appropriées lorsqu’il s’agit de la conformité. Le logiciel permet d’assurer que vous les preniez immédiatement. En outre, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les activités qui comptent.

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