Technologie & Tendances

Comment réussir l’intégration d’une nouvelle technologie, à chaque fois

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 10 octobre 2018

Les meilleurs conseillers cherchent constamment à améliorer leur pratique. Ils s’efforcent de simplifier leurs flux de travail et recherchent continuellement les meilleures solutions technologiques pour améliorer l’efficacité et offrir une excellente expérience client. Comme la plupart d’entre nous, ils peuvent ressentir une pointe d’anxiété lorsqu’ils envisagent de passer à une nouvelle solution technologique. Ils surmontent toutefois leurs doutes en s’appuyant sur un processus éprouvé et réel qui permet d’adopter rapidement cette nouvelle technologie. 

Poursuivez votre lecture pour connaître les cinq étapes du processus d’intégration de logiciel.

Première étape : Étude du logiciel

À ce premier stade, un conseiller sait sans doute qu’il a un problème de pratique ou une difficulté à résoudre. Il soupçonne peut-être également l’existence d’une technologie qui pourrait l’aider. À ce stade, il ne pense pas à des produits à acheter en particulier, mais réfléchit plutôt à la catégorie générale de logiciel. Par exemple, un conseiller qui cherche à améliorer sa productivité dans le cadre de la pratique pourrait commencer à étudier la possibilité d’implanter une solution CRM. 

Plutôt que de se précipiter et d’acheter ou de télécharger chaque nouvelle solution logicielle dont ils entendent parler, les meilleurs conseillers optent pour une approche plus planifiée afin de déterminer si la solution serait bonne pour leur pratique, ou si, au contraire, elle pourrait être une distraction ou tout simplement inefficace.

Ils créent une liste des avantages qu’ils souhaitent voir dans leur pratique. Ils évaluent ensuite les fonctions que possède la catégorie de logiciel par rapport à leur liste. Par exemple, un conseiller qui évalue l’efficacité d’un CRM en tant qu’outil de productivité dans sa pratique se demandera sans doute si les CRM peuvent automatiser l’activité, segmenter la clientèle, recueillir des données client à un emplacement centralisé et intégrer ses différents comptes courriel.

Deuxième étape : Trouver la meilleure solution

Si le conseiller décide que le type de logiciel est celui dont il a besoin pour atteindre les objectifs d’amélioration de sa pratique, la prochaine étape du processus de transition vers une nouvelle technologie consiste à déterminer quel produit en particulier convient le mieux. Les éléments importants à prendre en compte sont le budget, les efforts déployés pour l’apprentissage, la facilité d’utilisation, les caractéristiques spécifiques du conseiller, l’adaptabilité et le soutien du fournisseur.

Pour de nombreux conseillers, la recherche commence en ligne, souvent par la lecture des avis de consommateurs comparant les produits de la catégorie. Habituellement, ils visitent aussi le site Web des fournisseurs afin d’avoir une idée de l’entreprise et du type d’assistance qui serait disponible, mais ils consultent également leurs collègues. Les conseillers échangent toujours des recommandations sur les applications et les logiciels de solution qui les aident à travailler plus efficacement, que les solutions soient destinées à faciliter la gestion de médias sociaux, à améliorer les campagnes de marketing ou à augmenter la productivité. Si vous connaissez d’autres conseillers ou partenaires en qui vous avez confiance et qui ont de l’expérience avec différentes solutions, vous pouvez recueillir de nombreux renseignements en posant quelques questions simples, par exemple : Le logiciel vous a-t-il permis de gagner du temps et d’économiser de l’argent? Vous a-t-il rendu plus efficace? Comment? A-t-il été difficile à utiliser? A-t-il fait une différence auprès de vos clients? Avez-vous effectué plus de ventes?

Troisième étape : Attribuer la responsabilité de la migration

Une fois que le conseiller a pris la décision d’essayer un nouveau logiciel, la prochaine étape consiste à le télécharger et à l’intégrer dans sa pratique. Pour être sûr de réussir cette étape, la meilleure option est de désigner une personne responsable du déploiement. Choisissez un membre du personnel qui s’intéresse à la technologie et qui a les capacités idéales pour gérer ce projet. Si vous êtes le seul praticien, la responsabilité vous incombe; veillez donc à vous réserver du temps chaque jour pour réussir la transition en suivant les autres étapes du processus.

Quatrième étape : Intégration initiale

L’étape suivante du processus d’intégration de la technologie est l’utilisation du logiciel par le conseiller. Cette étape implique l’installation du logiciel et son adaptation aux propres besoins de pratique du conseiller. Dans de nombreux cas, les meilleures solutions de technologie pour notre industrie sont conçues sur mesure pour les conseillers; vous ne devriez donc pas passer trop de temps à configurer les champs ni à mettre au point les paramètres pour en faire un élément productif de votre flux de travail quotidien. 

À ce stade, avec toute nouvelle technologie, l’objectif devrait être d’acquérir un bon niveau de maîtrise du logiciel, c’est-à-dire de s’habituer à son fonctionnement et de connaître ses capacités. Cela prend du temps. Cela s’effectue toutefois plus facilement si le fournisseur de logiciels fournit assistance et ressources pour vous guider durant les premiers jours. Profitez de ses employés et des renseignements qu’il vous donne. Posez des questions si vous rencontrez des difficultés et collaborez avec le personnel d’assistance du fournisseur.
Lorsqu’un conseiller achète une solution CRM, c’est le moment pour lui d’ouvrir des comptes pour son personnel, de migrer les renseignements des clients vers un emplacement centralisé du logiciel et d’entreprendre le processus d’apprentissage de la gestion des dossiers client.

Cinquième étape : Intégrer la technologie aux flux de travail

Une fois que le conseiller a réussi l’intégration de la nouvelle technologie et est à l’aise avec les les fonctionnalités de base, il doit se concentrer sur la maîtrise de son utilisation. Ceci signifie qu’il doit en apprendre toutes les fonctionnalités et surtout, comprendre les meilleures façons de les utiliser pour optimiser sa pratique. Pour cela, il doit adopter une approche double : 1) il doit profiter des ressources de formation du fournisseur et de tout autre matériel éducatif pour augmenter ses connaissances de la solution, et 2) il doit étudier les flux de travail (ventes, service, marketing, administration) afin de comprendre quel effet l’intégration de la nouvelle technologie aura sur ceux-ci. 

Dans le cas d’une solution CRM, les effets du nouveau logiciel peuvent être considérables, dans le sens où le logiciel optimise chacun des domaines de pratique d’un conseiller. Maîtriser les fonctions du CRM comme les outils de segmentation, les filtres, la gestion de l’activité et des occasions simplifiera et améliorera les campagnes de marketing, le processus de révision annuel et la pratique quotidienne.

Conclusion

En suivant ces cinq étapes, vous réussirez l’intégration de toute nouvelle technologie dans votre pratique. Vous pouvez toutefois aller plus loin. Les meilleurs conseillers savent qu’une croissance durable de la pratique requiert des changements progressifs, mais systématiques. Cela signifie que, lorsqu’ils commencent à maîtriser une technologie, ils sont déjà à la recherche de la prochaine innovation technologique qui améliorera leur pratique; c’est un éternel recommencement.

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