Logiciel CRM

Comment devenir écologique au moyen d’un CRM — 4 étapes pour une pratique d'affaires numérique efficace

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 19 septembre 2018

Pour un conseiller, l’utilisation du papier peut s’avérer être un boulet. Le temps qu’il passe à classer des documents, entrer des données et chercher des documents réduit le temps qu’il aurait pu consacrer à des activités productives qui génèrent des revenus. En effet, les meilleurs conseillers ont laissé derrière eux le papier et utilisent maintenant des solutions CRM, conçues spécifiquement pour les aider à gérer une pratique d'affaires numérique efficace et agile. 

Continuez votre lecture pour découvrir les quatre étapes essentielles qui vous permettront de réussir votre transition vers une pratique d'affaires écologique au moyen d’un CRM.

Étape 1 : Choisir le bon CRM (et fournisseur)

Les CRM modernes sont conçus pour gérer toutes vos interactions avec les clients afin de vous aider à automatiser et à rationaliser vos flux des travaux, à réduire l’utilisation de papier et à faire le suivi du travail effectué. Cependant, pour un conseiller, le meilleur CRM en est un conçu tout spécifiquement pour ses besoins d’assurance et d’investissement. Non seulement ces solutions offrent des fonctions qui appuient les exigences uniques de votre pratique d'affaires (comme faire le suivi des types d’assurances et d’investissements, centraliser les données sur les clients des assureurs et des distributeurs et gérer les occasions de vente), mais elles sont aussi faciles à configurer et à utiliser. Quand la solution est conçue spécifiquement pour un conseiller, nul besoin de gaspiller du temps à reconfigurer un CRM générique et identique pour tous. 

Quand vous choisissez un CRM, il faut vous assurer que le fournisseur vous convienne. Un fournisseur qui sort de l’ordinaire offre les outils et l’appui qui vous aideront à vous mettre en marche le plus rapidement possible. Cherchez les fournisseurs qui offrent des ressources comme des articles, des webinaires et des vidéos qui vous informent de tout ce qu’il faut savoir sur votre CRM. Et assurez-vous qu’ils ont une bonne équipe de soutien.

Étape 2 : Migrer vos données vers votre CRM

Une fois votre CRM configuré et prêt à être utilisé, l’étape suivante pour éliminer cette paperasse qui vous ralentit consiste à transférer toutes vos données liées aux assurances et aux investissements dans le CRM. Plusieurs méthodes vous permettent de le faire.

Configuration de passerelles
Les meilleures solutions conçues spécifiquement pour les conseillers offrent des passerelles vers les sites des assureurs et les systèmes dorsaux des distributeurs vous permettant de migrer les données de vos clients vers votre CRM. Cependant, si la passerelle qu’il vous faut n’existe pas, vous pouvez migrer les données vers votre CRM autrement. 

Entrée manuelle
Si vous n’avez pas accès à toutes les passerelles qu’il vous faut, vous pouvez toujours importer les données de vos clients manuellement. Cela exigera temps et effort mais, en contrepartie, l’entrée des données offre un bon côté : c’est un excellent moyen d’apprendre à bien connaître votre solution CRM et d’en maîtriser toutes les fonctions, lesquelles sauront augmenter votre efficacité. 

Migration des données au moyen d’un autre logiciel
Dans certains cas, cependant, il se peut que votre volume d’affaires soit tout simplement trop important pour que l’entrée des données manuelle s’avère pratique. Le cas échéant, cherchez un fournisseur qui pourra migrer vos données pour vous. En règle générale, le fournisseur pourra effectuer cette migration, quel que soit le logiciel (Salesforce, Maximizer, ACT ou logiciel maison) que vous utilisez. C’est une solution efficace, bien qu’il y ait des coûts afférents.

Étape 3 : Numérisation de vos documents

La prochaine étape pour vous transformer en pratique d'affaire écologique consiste à convertir la somme de vos papiers existants en fichiers numériques, qui seront annexés aux dossiers des clients dans votre CRM. Non seulement la numérisation de vos papiers vous épargnera le temps que vous passiez à les feuilleter, mais la conformité s’avérera aussi chose facile car avec chaque document lié à un client, vous aurez en tout temps un historique de votre travail avec lui.

Cette conversion numérique peut s’avérer complexe et une pratique exemplaire ne signifie pas de tout faire vous-même. Même si vous déléguez des tâches à des membres de votre personnel, la conversion occupera une bonne partie de leur temps, temps qui aurait pu être consacré à meilleur escient pour vos efforts de vente et de marketing. Ainsi, cherchez plutôt un fournisseur qui offre ce service, contre un certain tarif, bien sûr, et qui pourra numériser vos fichiers pour vous et qui les organisera dans votre CRM. Autrement, vous pouvez toujours confier cette tâche à une entreprise spécialisée dans la numérisation de documents.

Étape 4 : Établir les attentes de vos clients

Une fois toutes les données historiques numérisées, vous devrez tout de même continuer à gérer les nouveaux documents qui vous parviendront. Si vous continuez de recevoir des documents et que vos clients demandent des copies papier, vous retournerez à la case départ, c’est-à-dire à classer, à gérer et à numériser du papier. 

Pour éviter ce problème, vous devez établir un processus pour éliminer le plus possible la réception de documents papiers. Et pour que cela fonctionne, vous aurez besoin que vos clients collaborent avec vous.
La première étape consiste à expliquer à vos clients ce que vous faites et pourquoi devenir écologique est avantageux tant pour eux que pour vous. Parlez-leur des nombreux avantages, comme par exemple: un service amélioré, un délai de production plus rapide, une conformité accrue et une démarche plus réactive et agile relative à leurs demandes.

Assurez-vous de leur expliquer comment ce processus sans papiers fonctionnera dorénavant et ce à quoi vous vous attendez d’eux. Il se peut, par exemple, que vous leur demandiez de vous envoyer par courriel leurs documents Word ou en format .pdf au lieu de vous les télécopier. Il se peut aussi que vous utilisiez un ABF numérique pour les examens annuels, que vous fassiez des enregistrements numériques des appels aux fins de conformité et que vous communiquiez les procès-verbaux de vos réunions par voie électronique pour que vous soyez tous deux sur la même longueur d’onde.

Créer un document indiquant les processus et attentes reliés à ce changement, y compris une FAQ, peut être une très bonne façon de leur montrer votre soutien à travers cette transition et leur expliquer comment ils peuvent obtenir de l’aide au besoin.
Après la transition, vérifiez régulièrement auprès de vos clients que cette migration vers une pratique d'affaires écologique s’est avérée pour eux une expérience positive qui ne leur a pas causé trop de maux de tête.

En résumé

Ue pratique d'affaires écologique est plus rapide et efficace. Il est plus productif et vous permet de communiquer avec un plus grand nombre de vos clients et ce, plus souvent. Si vous exécutez les quatre étapes essentielles de la numérisation avec un CRM conçu spécifiquement pour un conseiller, vous économiserez du temps, vous serez moins contrarié et vous satisferez mieux les demandes de vos clients. Vous augmenterez à coup sûr votre niveau de conformité et vous automatiserez et offrirez une meilleure gestion des activités importantes pour vos stratégies de marketing, de vente et de service.

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