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8 conseils sur la productivité et la gestion du temps pour les conseillers

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 12 septembre 2018

Pour les meilleurs conseillers, la clé de la productivité accrue consiste à définir clairement les objectifs et les stratégies de leur entreprise avant de commencer à mettre en œuvre des techniques de gestion du temps. Ils passent du temps à travailler SUR leur entreprise, à définir une orientation quant à la manière dont ils Y travailleront plus efficacement. 

Ils ont une vision claire pour les cinq prochaines années et dirigent les stratégies et les activités sur lesquelles ils se concentreront de manière à atteindre leurs objectifs. Pour certains conseillers, leur objectif est de passer plus de temps avec leur famille et de se détendre à l’extérieur de l’entreprise. Pour eux, une efficacité accrue signifie le maintien de leurs niveaux actuels de vente et de service, avec un effort moindre. Pour d'autres, l'objectif peut être de développer considérablement leur pratique. Par conséquent, une productivité et une gestion du temps accrues sont un moyen de rencontrer davantage de clients, de leur offrir une meilleure expérience client et de réaliser plus de ventes. 

Peu importe quels sont vos objectifs professionnels et personnels, une productivité accrue peut vous apporter une meilleure satisfaction et vous permettre de créer votre pratique de rêve. Lisez la suite pour découvrir les 8 meilleurs conseils pour améliorer votre gestion du temps et votre productivité globale.

Conseil no 1 : Soyez proactif

La journée d’un conseiller est remplie de centaines de décisions à prendre, qu’elles soient petites ou grandes. Pour plusieurs conseillers, nombre de ces décisions sont prises instinctivement, sans trop de réflexion. Ces réponses en réaction à des événements qui surviennent peuvent sembler inoffensives sur le moment (« Je peux m'en occuper moi-même, cela ne prendra qu'une seconde »), mais au fil des jours et des semaines, le temps perdu peut devenir important. Plus vous êtes conscient de chaque décision, plus vous serez en mesure de vous concentrer sur les choses importantes — déléguez des tâches à faible valeur à des employés ou à la technologie. Les tâches à faible valeur doivent toujours être réalisées, mais ce n’est cependant pas nécessaire qu’elles le soient par vous.

Conseil no 2 : Travaillez de façon stratégique

Plus vous définissez de cibles et de systèmes pour vos efforts de commercialisation et de vente, plus vous serez proactif. Vos activités quotidiennes auront un but et seront alignées dans la direction que vous devez suivre pour atteindre votre vision et vos objectifs. Ainsi, plutôt que de disperser les efforts marketing (comme organiser un séminaire lors d’un trimestre et miser sur le publipostage pendant l’autre), établissez des objectifs annuels, élaborez un calendrier de marketing, définissez toutes les tâches nécessaires pour atteindre vos objectifs et utilisez un système CRM pour vous aider à suivre votre plan plus facilement.

Conseil no 3 : Ayez un plan pour traiter les courriels et les textos

Ce n’est pas rare qu’un conseiller reçoive plus d’une centaine de courriels chaque jour. Même si vous ne prenez que 30 secondes pour traiter chacun d’eux, cela représente environ une heure par jour. C’est du temps qui ne génère probablement pas de revenus. Il est donc judicieux de mettre en œuvre une stratégie pour gérer les messages entrants. Certains conseillers se réservent des blocs de temps pour les courriels (comme au début de la journée, au dîner, avant de fermer boutique), ce qui évite qu’ils soient distraits au cours de leurs autres activités. Il est également judicieux d’utiliser des règles de messagerie pour acheminer automatiquement les messages dans des dossiers et garder votre boîte de réception organisée.

Conseil no 4 : La documentation client

Plutôt que de réinventer la roue chaque fois que vous commencez à travailler avec un nouveau client, créez un ensemble de documents professionnel que vous pouvez leur laisser. Ce dernier devrait expliquer les étapes du processus d'intégration, indiquer comment le client peut obtenir de l'aide, à quelle fréquence il est possible de recevoir une communication et de quelle façon elle prendra forme. C’est aussi une bonne idée d’inclure une section FAQ.

Ces documents réduisent l’anxiété de votre client sur ce à quoi il doit s’attendre en plus d’augmenter sa confiance en vous et le processus. Ils vous font paraître professionnel et cela confirme qu'il a pris une bonne décision. Ces documents permettent également de réduire le temps nécessaire pour aider chaque nouveau client lors du processus d'intégration.

Conseil no 5 : Prévoyez du temps

Au lieu de répondre de manière réactive à chaque demande client ou tâche imprévue, déterminez le temps que vous consacrerez chaque jour à des activités à faible valeur (comme le traitement des courriels, la recherche de produits, les réponses sur les réseaux sociaux). Ce n’est pas que ces tâches ne sont pas importantes et qu’elles ne doivent pas être réalisées, mais concernant la gestion du temps, vous voulez limiter vos efforts quotidiens pour ce type d’activités. Sinon, elles peuvent vous empêcher d’investir votre temps dans des activités de grande valeur qui sont plus bénéfiques pour vous et vos clients. Tandis que vous prévoyez votre temps, assurez-vous que chaque segment de temps est consacré à une tâche spécifique et notez-le dans votre calendrier CRM.

En ce qui concerne le bloc horaire hebdomadaire, certains conseillers réservent du temps pour les réunions des clients uniquement le mardi, le mercredi et le jeudi. Ils utilisent les lundis pour la planification et la préparation, et les vendredis pour terminer les activités qui ont été faites au cours de la semaine.

Conseil no 6 : Faites preuve de diligence en ce qui concerne la gestion des réunions

Des réunions efficaces avec vos clients sont essentielles à votre réussite, mais si vous ne faites pas attention à la manière dont vous les organisez, elles peuvent nuire à votre productivité. 

Du point de vue de la gestion du temps, il est important de fixer des limites à la durée des réunions. Respectez les durées établies. Soyez flexible quant à la satisfaction des clients, mais reconnaissez que toutes les réunions n’ont pas besoin d’être en personne. Certains conseillers ne travaillent qu'en ligne et ne rencontrent jamais de clients. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une stratégie extrême et qu’elle signifie que vous êtes prêt à accepter seulement les clients qui veulent travailler de cette manière. D'autres conseillers déterminent stratégiquement le type et la fréquence des réunions qu'ils proposeront pour chacun de leurs segments de clientèle. Ainsi, les clients « A » peuvent avoir plusieurs réunions en personne chaque année. Les clients « B » peuvent n’en avoir qu’une seule. Et les « C » et « D » peuvent avoir des réunions en ligne en utilisant Zoom, Facetime ou une autre application de réunion par vidéo.

Conseil no 7 : Utilisez un système CRM spécifique destiné aux conseillers pour prendre des notes et enregistrer des appels

Les meilleures pratiques de productivité nous indiquent de nous assurer de saisir les idées et les tâches de suivi dès qu'elles surviennent. De cette façon, elles ne sont pas oubliées. Plutôt que de griffonner des notes sur un bout de papier, saisissez-les dans votre système CRM. Joignez-les au fichier client correspondant pour les retrouver facilement ultérieurement. Créez les tâches nécessaires au suivi et attribuez-les au membre du personnel concerné. Vous gagnerez le temps que vous auriez perdu à chercher vos notes. Votre productivité s’en trouvera améliorée, car vos bonnes idées ne tomberont pas entre deux chaises.

Conseil no 8 : Utilisez la technologie pour vous libérer du bureau

La technologie d’aujourd’hui permet aux conseillers de travailler partout, en tout temps. Si vous n'avez pas encore fait le saut, vous pouvez gagner du temps et travailler plus efficacement en passant à un système CRM dans un nuage. Il vous permettra d’accéder aux données de vos clients et de leur trouver des solutions au lieu et au moment de votre rencontre.

Conclusion

Une productivité améliorée commence par savoir très clairement ce que vous attendez de votre entreprise. Une fois que vous avez déterminé votre objectif, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies de gestion de temps et de productivité telles que le bloc horaire, l’adoption de la technologie et d’une documentation complète pour trouver plus d’heures dans la journée et rendre chacune d’entre elles plus profitables pour votre entreprise.

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